Règlement intérieur du FSDIE

RÈGLEMENT INTÉRIEUR

DE LA COMMISSION

Fonds de Solidarité de Développement des Initiatives Étudiantes

(FSDIE) 2015

 

Chapitre 1 : Cadre Général 

Article 1

« Le FSDIE est un fonds principalement destiné au financement des projets portés par des associations étudiantes dont l'objectif est de s'adresser prioritairement aux autres étudiants mais aussi à la communauté universitaire dans son ensemble. Une part de ce fonds peut être affectée à l'aide sociale aux étudiants en difficulté. » (Circulaire du 3 novembre 2011).

Le FSDIE de l’Université Paris-Sud est destiné à soutenir des actions qui contribuent à l’amélioration et au rayonnement de la vie étudiante en favorisant la qualité de vie des étudiants, l'égalité des chances et l'émergence des talents. Pour ce faire, les projets doivent concerner un maximum d’étudiants, développer « l’esprit Paris-Sud » (par exemple : projets d’étudiants inter-composantes) et avoir des retombées sur l’Université Paris-Sud.

Le FSDIE de l’Université Paris Sud comporte deux volets, tous deux au bénéfice des étudiants et de la vie universitaire. Ces deux volets sont :

-       L’aide aux projets d’initiatives étudiantes (associations)

-       L’aide sociale, actions en faveur des étudiants (maximum 30% du fonds FSDIE) : ASIU (Aide Sociale Individuelle de l’Université); aide à l’achat d’ordinateur portable ; autre…,

 

Article 2  Composition et fréquence des réunions de la commission

2.1 – Composition 

La commission siège en deux formations distinctes selon qu'elle traite de l'aide aux projets ou de l'aide sociale, chacune étant présidée par le président de l'université ou le vice-président de la Commission Formation et Vie Universitaire (CFVU) ou le chargé de mission Vie étudiante auprès du VP CFVU, assisté du vice-président étudiant. 

Autres membres

Aide aux projets

Aide Sociale

Responsable du Bureau de la vie étudiante

Responsable du service Formations et Vie Etudiante……………………….

8 Etudiants élus des conseils dont 2 du CA et 6 du CFVU …………………….

1 étudiant représentant, par campus, des associations étudiantes (Orsay, Sceaux, Châtenay-Malabry, Kremlin-Bicêtre)  ……………………………………

Directeur du CROUS ou son représentant …………………………………………

Assistantes sociales…………………………………………………………………..

Représentants des mutuelles étudiantes ………………………………………….

Personnalités qualifiées, notamment issues des services des collectivités territoriales, des services déconcentrés de l’Etat (rectorat, direction régionale des affaires culturelles, direction régionale de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale) ou d’acteurs associatifs locaux impliqués dans l’appui aux projets des jeunes …

1 représentant de la Maison des Etudes en charge du dossier FSDIE…………

9 enseignants, représentants des composantes de Paris Sud……..

 

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2.2 – La commission en formation « aide aux projets » se réunit :

-       Trois fois au moins par année universitaire pour examiner les actions proposées par les associations étudiantes de l’Université de Paris-Sud, dans le cadre des « projets d’initiatives étudiantes » dont une fois en fin d’année universitaire.

-       Tous les projets d’intégration seront examinés lors d’une seule et même commission

-       Une fois au moins par année universitaire pour statuer sur l’attribution des locaux de la Maison des Associations étudiantes.

2.3- La commission en formation « aide sociale » se réunit :

-       Une fois par anpour examiner les dossiers de demande d’aide à l’achat d’ordinateur portable, ou autres aides ayant reçu l’accord des Conseils.

-       Six fois par an et autant que de besoin pour examiner les dossiers ASIU

Les campagnes sont annoncées sur le site web de l’université ainsi que par un publipostage.

 

Chapitre 2 : Règlement intérieur des Projets d’Initiative Etudiante:

Article 1  Information des étudiants 

Les informations sur le calendrier de retrait et de dépôt des dossiers, la gestion et les délais

d'instruction, les dates des commissions, les critères d'évaluation des projets et les priorités de l'université, les aides financières et techniques sont portées à la connaissance de tous les étudiants

Article 2  Conditions requises pour les associations étudiantes porteuses de projet 

Seuls les projets émanant et portés par une association étudiante de l’Université Paris-Sud sont recevables. L’association étudiante Paris-Sud est définie par le fait que l’ensemble des personnes chargées de son administration, telles que déclarées dans le formulaire Cerfa 13971*03 déposé en préfecture, sont exclusivement des étudiants régulièrement inscrits à Paris-Sud. Leurs certificats de scolarité de l’année en cours doivent obligatoirement être joints au dossier. Pour percevoir la subvention  l’association doit être en situation régulière auprès de l’université (convention, adresse postale)

Article 3  Dossier de demande de subvention FSDIE

-       Les dossiers doivent être présentés suivant une maquette réglementaire disponible sur le site Web de l’université et envoyés par voie électronique à la commission locale de la composante.

-       Les projets étudiants sont établis à partir de cette maquette réglementaire définissant les objectifs, les actions, les modalités d'évaluation et présentant un budget en équilibre.

-       Le nom de l’association, la date et le n° de déclaration à la préfecture, le numéro SIREN, l’adresse, le numéro étudiant à Paris-Sud de l’étudiant référent (membre du bureau) pour l’association, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse mail doivent y être indiqués. Cette maquette, intégralement renseignée, n’exclut pas la présentation de documents complémentaires tels que les devis, les attestations de sponsors et ou associations sollicitées….. (voir article 5.1)

Article 4  Nature des projets éligibles

4.1- Peuvent être financés, les projets des domaines : artistique, culturel, scientifique, technique, sportif, humanitaire, environnement, solidarité et toute autre initiative collective des étudiants, répondant aux exigences de l’article 1 du chapitre 1 du présent règlement.

4.2- Les projets tuteurés, projets similaires

-       la partie du projet faisant l’objet d’une évaluation au sein de la formation suivie par les étudiants ne peut être subventionnée par le FSDIE.

-       La partie du projet n’étant pas concernée par l’évaluation peut être prise en compte par le FSDIE.

4.3- Ne peuvent être subventionnés :

-       les projets à caractère politique, syndical, religieux,

-       au sein du projet : les boissons alcoolisées, les frais d’essence et de péage, le tabac, ainsi que les opérations de rénovation des locaux appartenant à l’Université.

4.4- Une liste annuelle indicative d’éléments de projet subventionnés, de la hauteur maximale de la subvention et des conditions de leur financement est jointe au dossier.

Article 5  Conditions de financement du projet 

5.1- La prise en charge financière d’un projet par le FSDIE n’est que partielle, de façon à inciter les étudiants à effectuer des recherches de partenariats. Lors du dépôt du dossier, les étudiants doivent fournir :

-       Au moins un devis correspondant à l’objet de la demande de financement par le FSDIE

-       Un justificatif des autres sources de financement (CROUS, sponsors) ou des démarches entreprises.

-       La convention avec l’université Paris-Sud de la ou les association(s) étudiante(s) de Paris-Sud et si c’est le cas une attestation d’autre(s) association(s) éventuellement impliquée(s) dans le projet.

5.2- La part de financement FSDIE des projets ne doit pas prendre en compte la participation d’enseignants ou de personnels administratifs : ceux-ci ne peuvent à titre personnel bénéficier d’une aide qui relèverait du FSDIE.

5.3- L’examen par la Commission FSDIE de nouvelles demandes de financement de projet, par des associations étudiantes antérieurement bénéficiaires, est subordonné à la réception de leur bilan moral et financier ou de l’état d’avancement des projets en cours, par la commission locale FSDIE et le service Formation et Vie Etudiante (FVE) de la Maison des Etudes (MDE) de l’université Paris-Sud

Article 6  Engagement des auteurs et porteurs de projets subventionnés 

Les auteurs et porteurs de projet (association ou groupe d’étudiants) s’engagent à :

-       Fournir au service de la Vie Etudiante chargé de la Commission FSDIE un bilan moral et financier de leur action dans les deux mois qui suivent la réalisation du projet.

-       Prévenir le plus tôt possible le correspondant ou coordinateur FSDIE de leur composante et le service de la Vie Etudiante de leur impossibilité à réaliser le projet financé afin que les sommes non engagées ne soient pas immobilisées.

-       Dans le cas de non réalisation d’un projet subventionné, les associations s’engagent à restituer l’avance sur subvention perçue dans les meilleurs délais, condition sine qua non pour être de nouveau éligible aux subventions FSDIE

-       Demander le remboursement des factures selon le calendrier défini à l’article 7

-       Respecter le logo de Paris-Sud

-       Fournir une fois par an un inventaire des matériels subventionnés à leur correspondant FSDIE

-       Prêter le matériel subventionné aux autres associations étudiantes de Paris-Sud

-       En cas de dissolution, céder gracieusement le matériel subventionné aux autres associations étudiantes de Paris-Sud

A la demande de la Commission, une présentation du bilan du projet pourra être effectuée devant celle-ci.

Article 7  Financement des actions et calendrier de remboursement des factures 

Le financement des actions s’opère dans la limite des fonds attribués au service financier de la composante dont les associations étudiantes dépendent. Celui-ci réalisera la mise en paiement des factures présentées et correspondant aux éléments du projet spécifiés par la commission FSDIE.

Le versement de la subvention à l’association sera réalisé en deux temps :

  • 50% dès la réception de la décision d’attribution de la subvention et sur présentation de ladite décision par l’association bénéficiaire au service financier de la composante.
  • Versement du solde de la subvention sur présentation des factures  et à hauteur de celles-ci 

Le versement du solde de la subvention sera demandé par l’association au service financier de sa composante de rattachement selon le calendrier ci-dessous, afin d’améliorer la gestion annuelle du fonds sur l’ensemble des commissions.

Au plus tard deux (2) mois après :

-       La date d’attribution officielle de la subvention si le projet a eu lieu avant l’attribution de la subvention

-       La réalisation effective du projet.

Au plus tard le 31 octobre pour les projets se déroulant entre le 1° et le 30 septembre

Au plus tard le 15 novembre pour les projets se déroulant entre le 1° et le 30 octobre.

Tout retard de présentation des factures par une association entraînera l’examen de nouveaux projets à la dernière commission de l’année universitaire.

Des factures concernant notamment le transport ou l’hébergement pourront être payées directement au prestataire dans le cadre du décret n° 2006-781 du 31 juillet 2006 (conditions et modalités de règlement des frais de déplacements temporaires) sur présentation de la facture originale et de la demande de prise en charge par l’association.

L’agence comptable de l’Université Paris-Sud demandera le remboursement de l’avance sur subvention à toute association qui n’aurait pas présenté de factures justifiant des dépenses à hauteur de l’avance attribuée.

Article 8  Propriété des biens subventionnés

La propriété des biens subventionnés est celle de l’association, qui ne peut néanmoins les vendre, mais peut les louer (hors associations de Paris-Sud) ou les donner (aux associations de Paris-Sud).

Article 9  Rôle des commissions locales

9.1- Chacune des neuf composantes de l’université a installé une commission locale FSDIE et désigné un correspondant FSDIE (enseignant) et/ou un coordinateur FSDIE (administratif).

9.2- Les commissions locales se réunissent dans chaque composante afin de : vérifier la constitution du dossier et donner un avis sur chacun des projets. Cet avis sera détaillé et motivé. Les associations étudiantes déposant un dossier, doivent le présenter devant cette commission locale.

9.3- Après examen des demandes, la commission locale s’engage à ne transmettre que les dossiers complets, accompagnés des avis motivés, par voie électronique au service de la Vie Etudiante chargé de la Commission FSDIE.

9.4- Les commissions locales doivent tenir compte des délais de traitement des dossiers imposés par le service de la Vie Etudiante chargé de la Commission FSDIE : tout dossier transmis hors délai sera reporté à la commission suivante.

9.5- Les commissions locales veilleront :

  • Au respect des échéances des demandes de versement du solde des subventions dans l’intérêt des étudiants.
  • A informer le FVE de tout abandon du projet subventionné, dans les meilleurs délais.
  • A informer le FVE de l’existence d’un reliquat de subvention ainsi que de sa hauteur.

Article 10  Rôle de la commission FSDIE

La Commission FSDIE se réunit pour examiner les dossiers complets présentés par les rapporteurs. Après délibération, la commission propose la hauteur du financement, le fléchage pour chaque demande retenue, et établit la liste des projets en vue de sa validation par la CFVU.

Article 11  Devoir de réserve

Les membres représentant de la composante concernée, les membres du bureau de l’association porteuse d’un projet, ne peuvent participer au vote. Ils peuvent néanmoins répondre aux questions posées par la commission.

Article 12  Décisions

Le Président valide les propositions de la commission FSDIE, suite au vote de la CFVU.

Article 13  Droit de Recours

Seule la lettre officielle notifiant la décision ouvre droit à recours. Les associations étudiantes peuvent présenter un recours auprès de la Commission FSDIE en détaillant clairement les motifs de l’appel en une page recto verso maximum hors annexes. Le recours doit être présenté à la commission locale puis au FVE une semaine au moins avant la commission FSDIE « projets » suivante, pour y être examiné.

Article 14  Bilan du FSDIE

Le bilan annuel de l’utilisation du FSDIE est présenté à la CFVU.

Chapitre 3 Règlement intérieur de l’Aide Sociale

3-1  ASIU

L'Aide Sociale Individuelle de l’Université (ASIU) s'inscrit dans une politique d'action globale (sociale et pédagogique) de l'étudiant. Elle permet d'apporter dans les meilleurs délais une aide financière personnalisée aux étudiants de l'Université Paris Sud en difficulté, en prenant en compte des situations nouvelles, imprévisibles, qui interviennent en cours d'études. Elle ne peut se substituer aux ressources propres de l'étudiant (bourses, autres revenus).

Toutes les demandes sont exclusivement instruites par une assistante sociale du CROUS

Article 1 Constitution et fonctionnement de la commission consultative ASIU 

1.1- Sont membres

◦     La Vice-Présidente de la CFVU

◦     La Chargée de Mission Vie Etudiante

◦     Le Vice-Président Étudiant

◦     La Responsable du Service Formations et Vie Etudiante

◦     Un représentant de la Maison des Etudes (MDE)

◦     Le directeur du CROUS ou son représentant

◦     Les Assistantes sociales du CROUS

◦     Le Médecin responsable du SUMPPS

◦     Les directeurs des neuf composantes de l’université ou leurs représentants

◦     Deux étudiants élus au CA et nommés membres de cette commission ou leurs suppléants

◦     Quatre étudiants élus au CEVU et nommés membres de cette commission ou leurs suppléants

◦     Un représentant des mutuelles étudiantes (LMDE, SMEREP)

1.2- La commission se réunit 5 à 6 fois par an, et autant que de besoin.

1.3- Les demandes retenues par la commission ASIU sont proposées pour validation à la CFVU, en respectant l’anonymat des étudiants.

1.4- Un courrier est adressé à chaque étudiant, l’informant de la décision et précisant les modalités pratiques du versement de l’aide.

Article 2  Critères d’éligibilité au dispositif 

  1. Critère d’urgence : une situation critique nouvelle et imprévisible survenant en cours d’année universitaire
  2. Critères d’inscription :

-       Inscription en formation initiale ou en formation permanente (auto financée)

-       Moins de quatre inscriptions dans la même année d’un même diplôme (sauf cas médicaux)

  1. Critère d’âge : l’étudiant doit être âgé de moins de 35 ans au 1er octobre de l’année universitaire en cours
  2. Un dossier ASIU complet instruit par l’assistante sociale de la composante,
  3. Une demande d’aide présentée en FNAU P (Fonds National d’Aide d’Urgence Ponctuelle) du CROUS, préalablement à la réunion de la commission. (sauf situations exceptionnelles n’ouvrant pas droit au FNAU P)

Article 3  Le dossier de demande d’ASIU

Les demandes d'Aide Sociale Individuelle de l'Université (ASIU) font l'objet d'un dossier ASIU.

Le dossier est instruit par l’assistante sociale du CROUS, attachée à la composante de l'université, dont dépend l'étudiant, il comporte notamment :

◦   Les justificatifs d’usage sur la situation personnelle et sociale de l’étudiant 

◦  Un avis pédagogique circonstancié du responsable ou d’un enseignant de la formation portant notamment sur l’assiduité

◦  Une attestation d’assiduité et de présence aux examens de l’année en cours et ou de l’année antérieure (dont relevé de notes)

◦  Une lettre de motivation de l’étudiant relative à son projet de poursuite d’études et ou son projet professionnel

Ce dossier peut être retiré auprès :

  • De l’assistante sociale de la composante
  • Eventuellement auprès du Service des Formations et de la Vie Étudiante (bâtiment 407, campus d’Orsay)

La demande sera soumise à la Commission d'Aide Sociale Individuelle de l'Université, en préservant l’anonymat de l’étudiant.

Article 4  Critères pris en compte pour l’attribution de l’aide 

◦     Le caractère critique et urgent de situation sociale, médico-sociale et financière de l'étudiant.

◦     Le parcours universitaire et le projet d’études et ou professionnel  de l’étudiant

◦     L'assiduité dans la formation

◦     La présence aux examens

◦     L’implication de l’étudiant dans la recherche de solutions à ses difficultés

Article 5  Les aides accordées portent sur 

◦   Charges courantes (alimentation, santé…)

◦   Dettes de loyer

◦   Découverts bancaires

◦   Frais d’études

Article 6  Bureau d’urgence de l’ASIU

En cas de situation d’urgence, le bureau de l’ASIU est saisi de la demande.

Constitution du bureau de l’ASIU :

◦   La Vice-Présidente de la CFVU

◦   Le Vice-Président Étudiant

◦   La chargée de mission Vie Etudiante

◦   Le représentant MdE en charge du dossier ASIU

◦   La ou les Assistantessociale du CROUS en fonction du ou des dossiers présentés

◦   Le ou les représentants de la ou des composantes concernées

Article 7  Bilan

Le bilan de l’activité de cette commission est présenté à la CFVU.

3-2  Aide à l’achat d’un ordinateur portable

Article 1  Constitution et fonctionnement de la commission consultative 

1.1- Sont membres :

◦   La Vice-Présidente à la CFVU

◦   La Chargée de Mission Vie Etudiante

◦   Le Vice-Président Étudiant

◦   La Responsable du Service Formations et Vie Etudiante

◦   Un représentant de la Maison des Etudes (MDE)

◦   Le directeur du CROUS ou son représentant

◦   Les Assistantes sociales du CROUS

◦   Le Médecin responsable du SUMPPS

◦   Les directeurs des neuf composantes de l’université ou leurs représentants

◦   Deux étudiants élus au CA et nommés membres de cette commission ou leurs suppléants

◦    Quatre étudiants élus à la CFVU et nommés membres de cette commission ou leurs suppléants

◦   Un représentant des mutuelles étudiantes (LMDE, SMEREP)

1.2- La commission se réunit 1 fois par an.

1.3- Les demandes retenues par la commission sont proposées pour validation à la CFVU, en respectant l’anonymat des étudiants.

1.4- La commission détermine le montant unique de l’aide accordée aux étudiants bénéficiaires ainsi que les seuils (minimal – maximal) de prix d’achat retenus

1.5- Suite à la CFVU, un courrier est adressé à chaque étudiant, l’informant de la décision et précisant les modalités pratiques du versement de l’aide : l’achat doit notamment respecter les seuils fixés par la Commission.

 

Article 2  Critères d’éligibilité au dispositif 

 

Opération réservée aux étudiants inscrits à l’Université Paris-Sud de la 1ère à la 5ème année universitaire (sauf Doctorat), en formation initiale ou en reprise d’études autofinancée.

Aide non renouvelable (une aide par étudiant pour tout son cursus à l’Université Paris-Sud)

Article 3  Le dossier de demande d’aide à l’achat d’un ordinateur

Ce dossier est à télécharger sur le site web de Paris-Sud, à la page « vie étudiante »

Il doit en outre comporter :

  • Les justificatifs d’usage sur la situation personnelle et sociale de l’étudiant 
  • Une attestation d’assiduité et de présence aux examens de l’année en cours et ou de l’année antérieure (dont relevé de notes)
  • Une lettre de motivation de l’étudiant relative à son projet de poursuite d’études et ou son projet professionnel

Article 4  Critères pris en compte pour l’attribution de l’aide 

-       L’assiduité aux enseignements et la présence aux examens

-       Le niveau de ressources

-       Le projet d’études et/ou le projet professionnel

-       Les résultats du 1er semestre et/ou de l’année antérieure

Article 5  Bilan 

Le bilan de l’activité de cette commission est présenté à la CFVU.

La Directrice Générale des Services est chargée de l’application et de l’exécution de ce règlement.

 

Maison des Études
Service Formations et Vie Etudiante

Bureau de la Vie Etudiante
Bât. 407 (1er étage)
91405 – Orsay cedex
Tél : 01 69 15 70 39 / Fax : 01 69 15 43 63