La gouvernance du projet

LES NIVEAUX DE GOUVERNANCE DU PROJET

Les instances de gouvernance du projet de Paris-Sud relèvent de 3 niveaux :

Un niveau de pilotage par l’établissement porteur du Projet Campus de Saclay : la Fondation de Coopération Scientifique est en charge du pilotage du projet campus global du Plateau de Saclay, dans lequel s’inscrit le projet de l'Université Paris-Sud. La réunion du consortium est l’instance décisionnelle dédiée au projet, en charge du pilotage stratégique, qui réunit les 23 acteurs concernés par le projet campus de Saclay.
La cellule projet est l’instance de pilotage opérationnel du projet, placée sous la responsabilité du Directeur de projet de la FCS et de son adjoint.

LE DISPOSITIF DE COORDINATION ET PILOTAGE INTERNE DU PROJET

Pour répondre aux différents besoins de coordination en interne mais également avec les partenaires, un dispositif de conduite du projet est mis en place :

ROLE ET POSITIONNEMENT DES INSTANCES

Un niveau de coordination interne à l’Université : la Direction de la Mission Campus met en place et anime un dispositif de coordination / pilotage pour suivre l’ensemble des opérations, des actions et réflexions dont elle a la responsabilité. Ce fonctionnement en mode projet permet d’assurer la cohérence des interventions au sein de l’Université et de garantir la maîtrise des objectifs et finalités du projet. A ce niveau de coordination, l’appui sur les organisations permanentes de l’Université (Direction du Patrimoine, service juridique,…) est essentiel.

Un niveau de pilotage partenarial : ce niveau de coordination vise à associer l’ensemble des acteurs qui par leurs actions, leurs réflexions ou leurs apports financiers vont contribuer au projet de l'université Paris-Sud (Etat, EPPS, Région, Départements, communes…).

Le Comité de Pilotage

Dans sa forme restreinte, il regroupe le président de l’Université, les Vice-Président des trois Conseils et la Direction de la Mission campus. Dans sa forme « élargie », il associe les représentants des partenaires (MESR, FCS, EPPS…).

Ses missions et responsabilités sont les suivantes :

Valide la stratégie d’urbanisme scientifique,
Arbitre sur l’expression des besoins, les priorités et la programmation du projet,
Veille à l’adéquation des moyens humains et financiers mis à disposition du projet au sein de Paris-Sud (COPIL restreint) et de chaque institution partenaire (COPIL élargi),
Suit les conventions financières,
Assure la coordination et la préparation avec le CA et les différentes instances « permanentes » de l’Université,
Est l’interlocuteur politique et stratégique des partenaires : FCS, EPPS, Etat et collectivités.

La fréquence de réunion est adaptée selon le rythme du projet : un point mensuel ou bimestriel dans la phase de formalisation du projet d’urbanisme scientifique et de stabilisation du périmètre du projet, et un rythme trimestriel pour la suite du projet.

Le Comité d’Orientation Stratégique (COS)

Il regroupe la Direction de la mission campus, les représentants des composantes, les représentants des personnels et étudiants élus des Conseils, et les représentants du monde socio-économique.

Ses missions et responsabilités sont les suivantes :

Examine les propositions élaborées par les Comités Opérationnels,
Propose des axes de priorités opérationnels,
Prépare les arbitrages du Comité de Pilotage.

Il se réunit de façon bimestrielle.

Le Comité Opérationnel (COMOP)

Il regroupe la Direction de la mission campus, les référents des groupes thématiques, les APP, l’EPPS et la FCS.

Ses missions et responsabilités sont les suivantes :

Synthèse et mise en cohérence des travaux des groupes thématiques,
Suivi de l’ensemble des projets par site : programme, études ; marchés…
Suivi de l’ingénierie financière, du calendrier et gestion des risques,
Information au Comité d’Orientation Stratégique de l’avancement du projet, présentation des évaluations du projet en cours ou des estimations de nouveaux besoins.

Il se réunit autant que de besoin, en fonction de l’avancement du projet.

Les Groupes Thématiques et cellules opérationnelles

Ces groupes de travail conduisent les réflexions :

Sur les thématiques transversales : documentation, sport, système d’information, ressources humaines et changement…
Sur le projet immobilier : programmes, études, préparation à l’exploitation-maintenance…

Ils sont animés par la Direction de la mission campus ou tout référent scientifique désigné par l’Université pour les groupes consacrés au projet scientifique de l'Université Paris-Sud. Ils se réunissent autant que de besoin.