Déposer sa thèse : procédure administrative
Dans les 3 semaines avant votre soutenance, vous devez avoir pris rendez-vous avec votre bibliothèque (liste des contacts) pour :
- Déposer la version de votre thèse telle que soumise au jury sous forme électronique (dite version d'archivage VA), accompagnée de l'attestation de conformité (version pdf ou version rtf) complétée
Le personnel de la bibliothèque vérifiera avec vous que les fichiers sont formatés conformément aux exigence du CINES et permettent d'être archivés de manière pérenne : n'hésitez pas à apporter vos fichiers tels qu'issus du traitement de texte avant toute conversion afin que l'on puisse éventuellement les reformater si besoin est, ou à tester a priori leur conformité avec l'outil FACILE.
La bibliothèque signera et transmettra alors directement à la scolarité le certificat de dépôt nécessaire à la constitution de votre dossier de soutenance.
Le dépôt peut se faire par copie de fichier depuis un clé usb, ou par remise à la bibliothèque d'un support physique cédérom ou dévédérom.
- Donner votre titre en français et en anglais, vos résumés en français et en anglais, vos mots clés en français et en anglais qui permettront de connaître les sujets traités par votre thèse. Soit ces éléments figurent dans le fichier déposé de la thèse, soit ils constituent des données sur un/des fichier(s) a part permettant à la bibliothèque de procéder à des copier-coller. Si votre thèse est rédigée dans une 3e langue vous devez aussi fournir le titre, le résumé et les mots clés dans cette 3e langue.
Les résumés doivent faire approximativement une demi-page chacun : techniquement, ils ne peuvent excéder 4000 caractères (espace compris). Ils ne doivent pas être confondus avec la synthèse de 10 à 20 pages que vous devez rédiger en français si votre thèse est dans une langue étrangère (cf l'article 8 du décret du 6 janvier 2005 relatif à la cotutelle internationale de thèse). Cette synthèse fait partie des fichier à déposer.
Selon les disciplines, nous établirons ensemble les mot clés sujets selon un vocabulaire contrôlé appelé RAMEAU utilisé pour l'indexation sujet dans tous les catalogues de bibliothèques françaises : vous pouvez l'interroger en bas à gauche sous la rubrique "Autorité" du catalogue de la Bibliothèque nationale de France.
- Discuter avec vous de vos droits et souhaits en terme de diffusion : quelles sont vos possibilités ?
Ce premier dépôt appartient à la procédure administrative précédent la soutenance, mais les fichiers restent en interne : la validation définitive du dépôt et de la diffusion éventuelle ne peut intervenir qu'à l'issue de la soutenance.
Cas particulier des co-tutelles avec soutenance à l'étranger
Vos obligations sont les mêmes : vous devez déposer votre thèse, le formulaire d'attestation et les éléments complémentaires (titre, résumés et mots clés) auprès de la bibliothèque.
Cependant, vous avez la possibilité de procéder au premier dépôt avant votre départ pour l'étranger si la rédaction de votre thèse est achevée ou de procéder au dépôt par mail depuis l'étranger par fichier attaché ou dépôt sur un serveur (cf le service accessible dans l'ENT par les menus Ma communication / Mes transferts).
Lors de la soutenance
Si, suite à ultimes relectures et aux remarques des rapporteurs, vous souhaitez apporter des corrections de détails et de forme à votre thèse et donc procéder à un 2e dépôt de votre thèse après la soutenance, vous devez IMPERATIVEMENT demander au jury qu'il précise sur le formulaire Avis du Jury:
« Thèse pouvant être reproduite après corrections mineures sous la seule responsabilité du doctorant (délai 1 mois) [à cocher impérativement par le jury si le doctorant souhaite faire un 2e dépôt] »
Après la soutenance
Vous n'avez aucune correction à apporter
Vous n'avez aucune démarche supplémentaire à faire pour l'archivage mais vous pouvez décider de faire diffuser votre thèse sur internet par la bibliothèque.
Vous avez des corrections à faire suite à la soutenance
Soit des corrections mineures ou de forme dont vous êtes seul responsable : vous disposez alors d'un mois.
Soit des corrections majeurs contrôlées par un membre du jury : vous disposez de trois mois.
Vous devez déposer la version corrigée et une nouvelle attestation de conformité (version pdf ou version rtf): si vous scannez votre attestation signée, un simple envoi en fichier attaché par messagerie électronique suffit. Si le fichier est trop volumineux, vous pouvez aussi utiliser le serveur de fichier de l'université : se connecter à l'ENT puis sélectionner "Ma communication" "Mes transferts" et nous envoyer par mail le lien généré par l'application pour que l'on puisse récupérer le fichier. Enfin vous devez nous communiquer votre décision définitive qu'en à la diffusion de votre thèses
La bibliothèque signera et transmettra alors à la scolarité un certificat de 2e dépôt indispensable à la délivrance de votre diplôme de docteur
ATTENTION :
Si votre thèse est déclarée confidentielle, si vous ne souhaitez pas de diffusion sur internet immédiate ou si votre version de diffusion est différente de votre version d'archivage, vous devez nous faire parvenir la version d'archivage obligatoirement sur un support dévédérom ou cédérom
Contact (brigitte.michel1@u-psud.fr) - Page mise à jour 4/11/2011